1. CREA IL TUO EVENTO
Fai clic su Crea evento e inserisci tutte le informazioni:
Nome dell'evento: scegli un titolo per il tuo evento
Data e ora: definisci la data e l'ora di inizio e di fine dell'evento.
Fai attenzione! Se, ad esempio, il tuo evento si svolge da venerdì sera a sabato mattina, dovresti impostare l'ora di inizio alle 23.59 di venerdì. È un errore comune mettere le 00.00, che indicherebbe che l'evento inizia alle 00.00 di venerdì, cioè la notte precedente, quella tra giovedì e venerdì.
Clicca su Continua e compila tutte le informazioni richieste:
Immagine: Carica un'immagine di copertina in alta qualità da 1920 x 1080 pixel (scala 16:9) o 960 x 870 pixel per una migliore visualizzazione da cellulare. Sceglila con cura, questa immagine sarà pubblica su Xceed e vogliamo rappresentarti nel modo migliore. Inserisci un'immagine ben fatta, con i nomi degli artisti e le altre informazioni pertinenti (solitamente, il flyer dell'evento formato copertina).
Descrizione: Aggiungi una descrizione nelle diverse lingue disponibili sulla nostra piattaforma (inglese, spagnolo, francese, italiano, portoghese, tedesco e catalano). Questo è importante perché la maggior parte dei clienti internazionali parla perlomeno inglese. Cerca di trasmettere il tuo messaggio nella descrizione, dicendo ai clienti perché dovrebbero venire alla vostra festa!
Musica: scegli e indica i generi musicali proposti nei tuoi eventi nell’apposito campo. I tag da te selezionati, saranno visualizzati nella schermata di presentazione del locale.
Atmosfera: scegli l'atmosfera / tipologia di evento utilizzando i tag presenti.
Artisti: inserisci il nome degli artisti che suonano al tuo evento.
Dress Code: scegli il tipo di Dress Code che preferisci consigliare / imporre ai tuoi clienti.
Età minima: scegli l'età minima necessaria per accedere all’evento.
Orario apertura porte: imposta l'orario di apertura del locale.
2. CREA LE OFFERTE DA METTERE IN VENDITA
È il momento di inserire le offerte di ingresso per il tuo evento. Clicca su "Crea ingresso" ed avrai 3 opzioni: Biglietto, Tavolo, Lista.
Biglietto: crea il tuo biglietto, setta il prezzo e la descrizione del biglietto. Puoi crearne quanti ne desideri, con prezzi diversi. Anche qui, non dimenticare di aggiungere una descrizione. (Es: Ticket online + Drink, valido per ingresso a qualsiasi ora)
Tavolo: Puoi utilizzare questa opzione per vendere Tavoli. Indica il prezzo del tavolo, la capienza massima e aggiungi una descrizione. (Es. Tavolo con Bottiglia a scelta, Tavolo Privè, Tavolo Console).
Lista: aggiungi una lista per il tuo evento, i clienti potranno così iscriversi, registrandosi inserendo i dati da te richiesti. È possibile aggiungere un prezzo da pagare alla porta. Non dimenticare di aggiungere una descrizione (Es. Ingresso ridotto in lista entro le ore 1.00)
Consiglio: è possibile assegnare ai biglietti un nome personalizzato (es. Early Bird Ticket) facendo clic sull'icona della matita.
Nota bene: puoi anche aggiungere la descrizione delle tue Offerte nelle diverse lingue disponibili, proprio come hai fatto per la Descrizione dell'evento:
2.1 - Modalità Pubblica o Privata
Se un'offerta è impostata su Aperta/In vendita, apparirà in vendita in tutti i tuoi canali (dopo la debita approvazione SIAE): nel link dell'evento, nel tuo sito web (se hai installato il nostro Widget) e in tutti i link promoter da te generati.
È inoltre possibile definire quando la vendita dei biglietti/tavoli/liste inizierà e terminerà, impostando i relativi timer di data e ora di inizio e fine vendite come desiderato.
Quando gli ultimi biglietti in vendita saranno terminati, riceverai un'e-mail di riepilogo con tutte le informazioni sulle vendite.
Invece, quando rendi privata un'offerta, ossia con visibilità limitata, scegli di condividerla solo con promoter o gruppi specifici.
In questo modo, ad esempio, l'offerta sarà visibile solo ai canali di vendità e potrai assegnare un numero specifico di biglietti/liste per ciascun canale di vendita/promoter.
Se lo imposti in modalità "Solo Import", solo i promoter saranno in grado di vedere l'offerta e di aggiungervi clienti, accedendo al loro account, ma non sarà possibile per il cliente acquistarla direttamente online.
Se desideri che i biglietti siano limitati a determinati promoter, ma siano comunque disponibili per l'acquisto online, è necessario flaggare in alto "In vendita".
2.2 - Altre modalità
Quando le vendite di un biglietto o di una lista raggiungono la quantità massima impostata o il tempo stabilito, vengono visualizzate automaticamente come Sold Out. È anche possibile impostare un Sold Out manualmente oppure soltanto Vendita terminata.
Altrimenti, imposta il biglietto/tavolo o lista in modalità Nascosta se vuoi nascondere l'offerta da tutti i canali istantaneamente.
2.3 - Altre opzioni
Nella finestra di creazione dell'offerta, è possibile scegliere altre opzioni:
Biglietto trasferibile: è l'opzione predefinita di Xceed.
Biglietto nominativo: Questa opzione è obbligatoria, in Italia, secondo la normativa SIAE, per tutte le location con una capienza di 5000 persone a salire.
Al cliente verrà chiesto di scrivere il nome e cognome per ogni ticket acquistato in una transazione, al momento del check-out, e comparirà poi sui biglietti. Si può anche scegliere di chiedere altre informazioni, come la carta di identità, il telefono, l'età, ecc. È anche possibile creare un campo personalizzato, per richieste particolari, cliccando +Aggiungi un requisito.
2.4 - Ordine delle offerte
Una volta create tutte le tue offerte, puoi decidere in quale ordine desideri disporle.
Clicca su Modificare nella pagina Eventi e poi su Offerte, nella barra in alto.
Puoi cliccare sulle offerte esistenti e spostarle, passando il mouse o il dito dove vedi la freccia.
3. Codici di Accesso
Se desideri realizzare una campagna promozionale con un Codice di accesso, è possibile configurarla in modo molto semplice.
Devi creare l'Offerta, impostare la Visibilità limitata e inserire un Codice d'accesso, qualsiasi, che intendi far utilizzare, prefissandolo per alcuni o tutti i canali di vendita/pr e stabilendo anche i quantitativi di biglietti acquistabili (la quota di vendite) per canale. Ad esempio:
Il codice deve essere inserito dal cliente finale se vuole beneficiare di questa offerta.
Una volta inserito, nell'evento pubblico apparirà questa offerta speciale, disponibile per l'acquisto da parte dell'acquirente.
4. Cosa ricevono i clienti
Una volta completato il pagamento, il cliente accede ad una pagina di conferma sul sito web dove può scaricare un PDF contenente i biglietti acquistati.
PDF:
Riceveranno inoltre una email con lo stesso PDF contenente i biglietti, e la possibilità di aggiungere i biglietti all'Apple o Google Wallet.
5. Acconti
Potrebbe essere interessante, in questa sezione, aggiungere anche che per i tavoli e/o aree vip, puoi chiedere un acconto e far pagare il resto in porta. Come? È molto semplice.
Innanzitutto crea l'offerta "Tavolo". Decidi il nome dell'offerta, il colore, la capienza del tavolo, quanti ne saranno disponibili, una descrizione ed anche il prezzo totale. In basso, dovrai flaggare "Accettare acconti". Al momento dell'ingresso, la nostra app di controllo accessi ti segnalerà quanto resta al cliente da pagare! 😉
