1. CRIA O TEU EVENTO
Clica em Criar Evento e preenche toda a informação necessária:
Título: Escolhe um título para o teu evento. Não utilizes letras maiúsculas no título. Se quiser esincluir o nome do artista segue este formato: My Club c/ SuperDj, Djincreible, BestDj
Hora do evento: define a duração do evento.
Se, por exemplo, o teu evento for na sexta-feira à noite até sábado à noite, deverá ter 23.59 de sexta-feira como hora de início. É um erro comum colocar 00.00, o que indicaria que o evento começa às 00.00 de sexta-feira, ou seja, de quinta-feira à noite a sexta-feira à noite.
Clica em Continuar e preenche todas as informações necessárias:
Imagem: Coloca uma imagem de alta qualidade, 1920 x 1080 pixels (escala 16:9). Escolhe uma boa imagem! Esta imagem será pública na Xceed e queremos que mostre o melhor da tua discoteca. Adiciona uma imagem bem trabalhada com nomes de artistas e informações relevantes para os teus clientes.
Descrição do evento: adiciona uma descrição em inglês e em português. Isto é importante uma vez que a maioria dos clientes internacionais fala inglês. Tenta fazer passar a tua mensagem na descrição, explica aos clientes porque é que eles devem vir à tua festa!
Estilos musicais: escolhe os géneros musicais do evento. Se forem os mesmos de outro evento, as etiquetas aparecerão nesta caixa. Caso contrário, podes escolher quais são os três géneros mais representativos do evento.
Atmosfera: escolhe a atmosfera do teu evento.
Artistas: escolhe o nome dos artistas confirmados para o teu evento.
Dress code: Elegante? Casual? - Aqui podes informar os clientes sobre o estilo de roupa que desejas no teu evento.
Idade: Escolhe a idade mínima para assistir ao evento.
Horário de abertura: Seleciona a hora de início do seu evento ou a hora em que vai abrir as portas.
2. ADICIONA AS TUAS OFERTAS:
É hora de colocar as tuas ofertas no teu evento: Tens até 3 opções: Lista de convidados, Bilhetes e Garrafas.
2.1 Lista de Convidados, Bilhete e Garrafas
Lista de convidados: adiciona uma lista de convidados para o teu evento. Os clientes inscrevem-se nesta lista de convidados quando reservarem. Podes acrescentar um preço a ser pago à porta - não te esqueça de acrescentar uma descrição!
Bilhete: Ao criares os teus bilhetes pode adicionar um preço, descrição e outros detalhes tais como o tempo em que permanecerão disponíveis ou o número de bilhetes que ainda estão a venda.
Reserva de garrafas: utiliza esta opção para a venda de garrafas e mesas VIP.
Dica: pode dar aos seus bilhetes um nome personalizado clicando no ícone do lápis.
Por defeito, todas as suas Ofertas serão tornadas públicas para todos os clientes e utilizadores, mas podes redefenir as visibilidades, bastando clicar em Definições Avançadas, que se encontra na parte inferior esquerda da oferta.
Dica: Também podes adicionar a descrição das suas Ofertas nas diferentes línguas que temos disponíveis, tal como fez na descrição do evento:
2.2 Á venda
Se uma oferta estiver definida como On Sale, aparecerá online, no link do evento, no teu site (caso tenhas o nosso Widget instalado) e em qualquer link ou canal de vendas.
Também podes definir quando é que a venda dos bilhetes/listas de convidados começa e termina.
Quando todos os bilhetes estiverem todos vendidos, vais receber um email com um sumário de toda a informação das vendas.
2.3 Modo privado:
Quando fazes um bilhete ou uma oferta especial privada, opta por partilhá-la apenas com pessoas ou grupos específicos.
Ao clicar em Definições Avançadas na parte inferior esquerda, vão aparecer várias opções de visibilidade, tais como a opção "Canais de Venda" onde podes atribuir um certo número de bilhetes/lista para cada de venda ou promotor.
Se o fizer no modo Import Only, apenas o promotor poderá ver essa oferta e adicionar clientes quando dentro do Xceed Pro, mas não poderá ser comprado diretamente online.
Se quiseres que os bilhetes sejam limitados a certos promotores, mas ainda assim estejam disponíveis para compra online, deverá defini-lo para visibilidade "On Sale".
2.4 Modo Sold Out
Quando as vendas de um bilhete ou de uma lista de convidados atingirem o limite máximo ou o tempo, aparecerão automaticamente como Esgotadas. Também é possível colocar com esgotadas manualmente.
2.5 Modo oculto:
Coloca a sua Guest List ou Bilhetes no modo oculto se quiser esconder a promoção de todos os canais.
2.6 Mais opções:
Clicando em Definições Avançadas na parte inferior esquerda da janela Bilhetes ou Lista de Convidados abrirá um menu pendente onde podes escolher de entre várias outras opções:
Bilhetes nominativos: escolhe isto se quiser que os teus bilhetes sejam nominativos. O cliente será convidado a introduzir o seu nome completo no check out e estes aparecerão nos bilhetes. Podes também optar por pedir mais informações, tais como identificação, número de telefone, idade, etc., ou podes escrever um campo personalizado.
Não-nominativo: esta é a opção padrão em Xceed.
2.7 Ordem das ofertas
Depois de teres criado todas as ofertas, podes decidir em que ordem pretendes colocá-las.
Clique em Editar e depois em ofertas
Pode clicar nas ofertas existentes e movê-las como mostra o vídeo
2.8 Como criar Presets
As predefinições são MUITO úteis porque pode carregar uma oferta pré-definida que estará mais tarde disponível para todos os seus eventos.
Para o fazer, entra em offers, cria uma oferta, e guarda-a. Podes mais tarde atribuí-la à tua equipa de RPs ou canais de vendas.
Se quiseres saber mais sobre como criar presets lê este artigo: Como criar ofertas predefinidas: Evita teres que criar a mesma oferta várias vezes
3. Código Promocional:
Se quiseres realizar qualquer campanha promocional com um Código, pode configurá-lo muito facilmente.
Deves gerar a Oferta, colocar em Viabilidade Limitada, e colocar um Código qualquer que vai promover. Por exemplo:
Este código deve ser introduzido pelo cliente final, se este quiser beneficiar deste preço.
No evento público, esta oferta especial aparecerá, disponível para compra pelo cliente final.
4. O que os clientes recebem
Após completar o pagamento todos os clientes são re-direcionados a uma página de sucesso onde podem fazer o download de um PDF com os bilhetes.
Também vão receber um email com o PDF dos bilhetes e a possibilidade de adicionar o bilhete a apple/google wallet
5. Depósitos para os Mesas VIP e Garrafas
A maioria das mesas e zonas VIP são caras. Tanto como organizador como convidado pode preferir receber parte do pagamento ao reservar e a outra parte na porta. Aqui tens uma explicação de como pode configurar um depósito.
Criar um depósito no Xceed Pro
Cria a tua oferta VIP/garrafa como habitualmente, clicando em ofertas -> Criar admissões - > Bottle Service
Define o nome, a cor, o tamanho, a disponibilidade, a descrição e o preço total da tua oferta e, no canto inferior esquerdo, clique em "aceitar pagamentos iniciais"
Define o valor do depósito que pretendes cobrar ao cliente ao reservar e, por conseguinte, o que este terá de pagar à porta. Neste caso, o preço é de 100€ e o depósito de 20€, o que significa que o cliente pagará 80€ na porta
No final não se esqueças de guardar
Os bilhetes enviados aos teus clientes serão específicos quanto às condições. Eis um exemplo do bilhete em PDF:
Na porta, podes usar a app Xceed Access para scanear os bilhetes. Isto é o que lhe vai aparecer
A cor verde quer dizer que o bilhete é válido mas como pode ver em amarelo ainda estão 80€ por pagar
Ao clicar na zona amarela que diz "Por pagar 80€" terás a opção de confirmar que o cliente pagou o valor em falta
Clica em "Confirmar". Agora os bilhetes desta reserva estão pagos na totalidade e foram dados como checked-in
Quando tiveres acabado, podes:
Guardar o evento nos rascunho e sair
Publicá-lo imediatamente
Agendar a publicação para mais tarde e escolher o dia e a hora em que pretendes que seja publicado
Parabéns, o teu evento já começou!
Agora é hora de definir os Promotores e os Canais, experimente já!